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1、系統(tǒng)概述


鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案智能化管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)、RFID技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)、云計(jì)算的一體化庫(kù)存綜合管理平臺(tái)。


系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)檔案管理流程操作,涉及從檔案的存儲(chǔ)、查詢(xún)、防盜、檢索、借閱、歸還等成體系的操作,并對(duì)檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語(yǔ)音聲光報(bào)警、圖像抓拍等多種手段。從企業(yè)全局來(lái)講,將原本分散的檔案管理操作,進(jìn)行了有效的整合,規(guī)范了管理,明確了崗位職責(zé),更提高了工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化與高效化。


2、功能介紹


本系統(tǒng)由鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案智能化管理系統(tǒng)與RFID檔案智能化管理系統(tǒng)(手持端)兩部分構(gòu)成。


2.1 鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案智能化管理系統(tǒng)


◇實(shí)時(shí)監(jiān)控報(bào)警


實(shí)時(shí)對(duì)檔案柜內(nèi)檔案進(jìn)行監(jiān)控,在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)時(shí)定位,并對(duì)出入柜檔案、時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄;另外系統(tǒng)具備報(bào)警功能,當(dāng)檔案在未授權(quán)狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標(biāo)時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的聲光報(bào)警。


◇遠(yuǎn)程盤(pán)點(diǎn)


可利用系統(tǒng)遠(yuǎn)程對(duì)檔案柜中檔案根據(jù)種類(lèi)、位置等信息進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)管理,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將與檔案盒關(guān)聯(lián)的RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶笈_(tái)系統(tǒng)中核對(duì),核對(duì)后的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果實(shí)時(shí)上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),形成對(duì)應(yīng)的盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表單以供查詢(xún)。


◇門(mén)禁管理


對(duì)出入檔案室檔案、人員進(jìn)行授權(quán),對(duì)其出入檔案室狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)出入圖像抓拍,并對(duì)非法出入狀況進(jìn)行聲光、語(yǔ)音報(bào)警。


◇檔案借閱


實(shí)現(xiàn)檔案借閱/歸還登記,并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行有效的借檔引導(dǎo),另外對(duì)需歸還的檔案,系統(tǒng)根據(jù)借出日期計(jì)算自動(dòng)進(jìn)行檔案催歸提醒;


◇待辦任務(wù)提醒


對(duì)于未審批、未執(zhí)行的單據(jù),系統(tǒng)智能提醒,提示相關(guān)人員及時(shí)處理。


◇可視化查詢(xún)


管理人員可以通過(guò)系統(tǒng)平面圖對(duì)檔案室內(nèi)檔案信息、位置、狀況等,進(jìn)行可視化的系統(tǒng)查詢(xún)。


◇基礎(chǔ)信息


用于對(duì)檔案室相關(guān)管理信息的數(shù)據(jù)管理,實(shí)現(xiàn)信息的增加、修改、刪除與查詢(xún)操作。


2.2 RFID檔案智能化管理系統(tǒng)


系統(tǒng)可通過(guò)RFID手持移動(dòng)終端與wifi網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)通信,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳與下載。


◇檔案盤(pán)點(diǎn)


系統(tǒng)使用電腦端遠(yuǎn)程盤(pán)點(diǎn)的同時(shí),也可使用手持移動(dòng)終端對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),管理人員可通過(guò)手持移動(dòng)終端自由設(shè)置盤(pán)點(diǎn)方式,對(duì)指定位置或部門(mén)的資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)操作,通過(guò)wifi實(shí)時(shí)上傳盤(pán)點(diǎn)結(jié)果;也可根據(jù)事先設(shè)定的查詢(xún)條件產(chǎn)生盤(pán)點(diǎn)任務(wù)表下載到手持移動(dòng)終端,根據(jù)此表進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)作業(yè);另外當(dāng)不能使用網(wǎng)絡(luò)情況下管理人員可利用手持移動(dòng)終端進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)記錄后,再將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果上傳管理中心進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)比對(duì)。


◇查詢(xún)管理


使用手持移動(dòng)終端掃描與檔案綁定的RFID標(biāo)簽后,將檔案的基本信息顯示在手持移動(dòng)終端??筛鶕?jù)客戶(hù)需求查詢(xún)出檔案信息、檔案使用情況或檔案當(dāng)前使用狀態(tài)等信息。


3、系統(tǒng)特點(diǎn)


◇系統(tǒng)利用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程檔案管理,更加安全、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的監(jiān)管檔案柜中的檔案;


◇通過(guò)可視化的圖形界面形成詳細(xì)的檔案柜檔案存放位置分布圖,使檔案查找更加快捷簡(jiǎn)易;


◇用戶(hù)無(wú)需到現(xiàn)場(chǎng)手動(dòng)盤(pán)點(diǎn)檔案,本系統(tǒng)利用RFID技術(shù),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊實(shí)時(shí)對(duì)檔案柜中檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程盤(pán)點(diǎn),節(jié)省人工的同時(shí)確保了盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性。


◇采用wifi技術(shù)與RFID手持終端數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的位置變更、查找等功能;


◇系統(tǒng)具有檔案自動(dòng)出入安全管理、智能環(huán)境監(jiān)測(cè)管理、自動(dòng)圖像采集、語(yǔ)音聲光報(bào)警等多種安全管理功能,有效的保障了檔案安全;


◇系統(tǒng)提供多種靈活的第三方接口,與第三方應(yīng)用系統(tǒng)無(wú)縫連接。


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