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利用思昂軟件系統(tǒng)或其他工具,對組織中大量的有價值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗等知識進行分類存儲和管理,積累知識資產(chǎn)避免流失,促進知識的學習、共享、培訓、再利用和創(chuàng)新,有效降低組織運營成本,強化其核心競爭力的管理方法。

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產(chǎn)品功能

知識管理隨著在中國企業(yè)實踐的推移,得到了非常廣泛的應用。企業(yè)的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內容,比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識如何梳理?企業(yè)知識管理系統(tǒng)如何應用?解決這些問題的關鍵在于——文檔管理。
企業(yè)在進行文檔管理時,通常會被三個問題困擾:企業(yè)里的知識內容龐雜、體系繁多,而這些知識存在于不同的地方,如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。第二,當所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后,該如何確保這些知識的安全性,即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。第三,面對海量的知識文檔,用戶很難快速地定位、檢索到這些內容。
知識管理現(xiàn)狀
知識文檔查找困難,組織內同事往往不知道其他同事是否有自己需要查詢的文檔。
知識文檔傳遞影響工作效率,同一份文檔可能需要在不同的時間傳遞給數(shù)位同事。
知識文檔備份困難,很可能因為某用戶沒有備份導致公司大量文件丟失。
知識文檔版本不統(tǒng)一,不同用戶電腦上的文檔可能內容不一致。
知識文檔的安全沒有保障,重要文檔可能被離職員工惡意帶走。
知識文檔被修改或覆蓋時,沒有版本控制,無法知道是誰在什么時候修改了哪些內容。
知識文檔如果被不小心直接刪除,無法還原。
知識文檔動態(tài)只能依靠其他渠道通知,比如電話、QQ等方式通知某文檔被更新了。
知識文檔數(shù)據(jù)太大時,組織可能需要好幾臺文件服務器開啟不同的文件夾,從而無法實現(xiàn)統(tǒng)一的訪問。
建立知識庫目錄,有效分類海量文檔
在Siang知識管理系統(tǒng)中,可以在企業(yè)文檔這個模塊建立企業(yè)自己的知識庫目錄。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構來設置目錄。比如層級集團、子公司A、子公司B,第二層級可以根據(jù)職能部門的特點劃分。知識庫目錄的建立遵循二大原則:
相互立、完全窮盡。目錄和目錄之間是相互立的,沒有重復的文檔。完全窮盡是指文檔在一個目錄下存在了,就不在其他目錄下存在。
層級不宜過多,一但層級過多時用戶上傳、創(chuàng)建文檔需要非常復雜的找到對應目錄。
設置權限體系,保證文檔安全
Siang知識管理系統(tǒng)通過人員、角色、部門三個方面從上到下控制權限,對權限進行了明確具體的細分,包括不可見,瀏覽,預覽, 下載,在線修改等。能夠保證企業(yè)里應該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會有將文檔泄露出去的機會。實現(xiàn)文檔在不同程度上的共享,防止文檔的泄露和丟失,保證文檔安全。
運用思昂知道,增加知識積累
思昂知道是Siang知識管理系統(tǒng)中一個重要的模塊,它是企業(yè)知識互動的平臺。通過問答的方式積累員工和專家頭腦中的經(jīng)驗和知識,增強員工的技能素質和協(xié)同合作能力,增加企業(yè)知識的快速共享,提高知識的利用率。
通過定位檢索,快速查找文檔
Siang知識管理系統(tǒng)中知識導航能將系統(tǒng)內所有文檔的所有屬性作為篩選條件,如基本屬性(大小,日期,路徑等),擴展屬性,元數(shù)據(jù)等,快速的定位到自己想要的某個或某類文檔。也可以通過文件名搜索和全文搜索來查找自己需要的文檔。

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